Belastingcontrole: wat mag wel en wat mag niet?
Voor zowel (recreatie) ondernemers alsmede uw toeleveranciers geldt dat niemand op een belastingcontroleur zit te wachten. Maar een belastingcontroleur de deur wijzen is ook niet slim. Wat zijn nu eigenlijk precies uw rechten bij een boekencontrole? U kunt zich afvragen waarom juist u met een belastingcontrole wordt opgescheept. Vaak is het gewoon toeval, iedereen komt een keer aan de beurt. Ernstiger wordt het als het gebeurd na bijvoorbeeld anonieme brieven van boze buren of ontslagen werknemers.
Voorbereiding
De Belastingdienst mag bij een normale controle niet zomaar uw bedrijf binnenvallen. Een onderzoek van de FIOD is een ander verhaal, maar dan wordt u verdacht van serieuze frauduleuze dan wel criminele handelingen. U kunt zich voor een normale controle rustig voorbereiden. Mocht de fiscus bellen voor een afspraak, overleg dan eerst met uw accountant over de te volgen strategie, voordat u een afspraak maakt. Bij een bezoek van de belastingcontroleur is het aan te raden uw accountant bij het inleidende gesprek aanwezig te laten zijn, omdat de controleur ook vragen stelt over de manier van administratie voeren. Veelal zal de controle zelfs plaatsvinden op het kantoor van uw accountant.
Moet ik de deur wijd openzetten?
Stel duidelijk grenzen. Spreek nooit af dat de controleurs ongelimiteerd overal kunnen snuffelen of met iedereen mogen praten. Afhankelijk van de omvang van uw onderneming communiceert u het beste zelf of wijs voor de communicatie een contactpersoon aan. Mocht de controleur informatie willen inzien of iemand willen spreken, dan loopt dat altijd via u of uw contactpersoon (en dus niet via andere personeelsleden). Probeer zoveel mogelijk mee te werken, om het gesprek te vergemakkelijken.
Wat als een medewerker toch gaat praten?
Allereerst is uw personeel niet verplicht te spreken met de controleurs. Als ze ondanks een verbod van uw zijde toch praten, mag de zo verkregen informatie niet gebruikt worden. Vervolgens mag u zelfs verlangen dat de fiscus openbaart wat het betreffende personeelslid allemaal heeft verteld. U kunt zich daarbij zelfs beroepen op de Wet Openbaarheid van Bestuur.
Verplicht inzage te verlenen
Een controleur van de Belastingdienst moet inzage krijgen in de boeken en bescheiden, waarvoor een bewaarplicht bestaat van zeven jaar. Dit zijn alle onderdelen van de administratie zoals de volledige boekhouding, de gevoerde correspondentie, notulen van directie- en commissarissenvergaderingen, nota’s, facturen, primaire aantekeningen, kassarollen, werkbriefjes en werkboeken, agenda’s. De correspondentie tussen werkgever, accountant of belastingadviseur valt hier niet onder. Wel moet alle verzochte informatie worden afgestaan en moet de werkgever toestaan dat er afschriften, kopieën of uittreksels gemaakt worden. Maar de administratie kan niet tegen de wil van de werkgever worden meegenomen. Inbeslagname door de FIOD is wel mogelijk.
Poot stijf houden?
Dwars gaan liggen bij een belastingcontrole is niet zonder risico. De extreemste vorm is geen aangifte doen. Dan mag de inspecteur een aanslag doen naar eigen inzicht en is het aan u om aan te tonen dat de aanslag onjuist is. Eventueel gesteggel met de Belastingdienst laat u dan over aan een deskundige.
En wat gebeurt er als ik stukken weiger af te geven?
Dan bent u strafbaar, u heeft namelijk informatieplicht. Voldoet u hier niet aan, dan wordt de bewijslast omgekeerd. Vanaf dat moment wordt er van uitgegaan dat de aanslag van de fiscus de juiste is. U moet dan zelf bewijzen dat dit niet het geval is. In het uiterste geval kan dat uitdraaien op een gevangenisstraf van ten hoogste zes maanden en een geldboete van 7.400 euro. Uiteraard ontslaat u dit niet van de verplichting om belasting te betalen.
Moet ik ook inzage geven in de adviezen die ik van mijn belastingadviseur krijg?
Nee, dat gaat te ver. Als de Belastinginspecteur de adviezen kent, kan hij zichzelf in een wel heel voordelige positie manoeuvreren. Bijvoorbeeld bij een aanbeveling waarvan uw adviseur alle voors en tegens op papier heeft gezet in een bepaalde zaak. Zo ziet de fiscus dus precies wat de discussiepunten zijn, en ligt de bal al voor het doel.
Moet is ook meewerken aan andermans controle?
Ja, de fiscus mag altijd bij derden informatie verzamelen. De inlichtingenplicht en boekenvertoon gaan net zo ver alsof het een eigen onderzoek zou zijn. Ze zijn niet verplicht vooraf te vertellen om wie het gaat. Zo bent u dus verplicht mee te werken aan onderzoek van collega-ondernemers. Als er vervolgens door deze informatieverstrekking bij een collega-ondernemer correcties volgen, dan kan dit extra pijnlijk zijn.
Tip
Laat belastincontrole zoveel mogelijk op het kantoor van uw adviseur plaatsvinden zodat u niet geconfronteerd wordt met vragen waarvan u de bedoeling niet kunt overzien.
Het botweg weigeren van iedere medewerking is nooit slim, want dat levert u alleen maar méér fiscale overlast op. Vraag zo nodig bedenktijd om (eventueel in overleg met uw accountant) te bekijken welke gegevens wél en welke niet verstrekt moeten worden.