Crisis, u staat niet alleen
Er zijn heel veel zaken die ik met u zou willen bespreken maar de aandacht wordt op dit ogenblik opgeëist door de kredietcrisis. Hoewel de eerste reserveringen 2009 al weer binnenkomen maken vele ondernemers zich onderhuids toch wat zorgen hoe deze crises hun onderneming zal gaan raken en daarom is het extra belangrijk om uw administratie goed op orde te hebben. De onderstaande 10 tips hebben vooral betrekking op bedrijven die zelfstandig hun administratie voeren. Tien tips om u (administratief) zo goed mogelijk voor te bereiden…….
Werk uw bankafschriften dagelijks bij.
Met een bijgewerkte bankadministratie is het overzicht van betalingen van klanten en leveranciers altijd up-to-date. U ziet direct of u geld tijdelijk kunt wegzetten of tekort komt. Tevens is uw overzicht van openstaande posten meteen bij.
1. Stuur een factuur zodra het kan.
Wacht niet te lang met het verzenden met facturen, of vraag een voorschot bij het vooraf reserveren. Hoe sneller gefactureerd, hoe eerder uw klant kan betalen.
2. Verstuur tijdig betalingsherinneringen.
Door tijdig betalingsherinneringen te versturen, heeft u uw geld sneller in huis. Kennelijk laat men leveranciers die niets van zich laten horen gewoon langer wachten op hun geld. In deze onzekere tijden loopt u dus meer risico door niet aan te manen. Bovendien staat u bij een eventuele procedure ook nog zwakker.
3. Zit bovenop uw debiteuren.
Maak gebruik van de faciliteiten die uw software biedt voor debiteurenbeheer, denk daarbij aan de ouderdomsanalyse. En vergeet niet: uw beste klant is de klant die op tijd betaald.
4. Boek kosten direct.
Inkoopnota’s en declaraties die op een stapel gaan, geven pas achteraf inzicht in uw kostenpatroon.
5. Maak gebruik van tussentijdse rapporten.
Gebruik deze rapporten niet alleen voor uzelf, maar stuur ze ook maandelijks naar eventuele aandeelhouders en uw contactpersoon bij de bank. Op die manier is voor iedereen duidelijk dat u boven op de cijfers zit en niet van verrassingen houdt.
6. Stel de BTW-administratie niet uit.
Ondernemers verschuiven het moment van de BTW-aangifte nog wel eens naar de allerlaatste datum. Dat is niet nodig wanneer u software gebruikt waarbij de BTW-aangifte altijd bijgewerkt is. Op die manier heeft u bij een teruggaaf altijd zo snel als mogelijk uw geld in huis. Tevens weet u bij een betaling ruim van tevoren hoeveel geld er voor de betaling op uw rekening moet staan.
7. Werk met automatische incasso.
Vooral wanneer u diensten of producten levert met een bepaalde regelmaat, kan het de moeite waard zijn om aan uw klanten te vragen of zij akkoord gaan met een automatische incasso. U heeft niet alleen uw geld sneller in huis, maar u bespaart ook aanzienlijk op de tijd die nodig is voor het bijwerken van uw administratie.
8. Betaal op tijd, maar niet eerder.
Houd de betaaltermijnen van te betalen facturen goed in de gaten. Betaal op tijd, maar ook niet eerder dan nodig is.
9. Overleg met uw adviseur.
Heeft u vragen over uw bedrijf en de gevolgen van de kredietcrisis? Neem dan contact met uw adviseur op. Zo heeft Alfa bijvoorbeeld een kredietteam in het leven geroepen. Dit team houdt zich hoofdzakelijk bezig met het goed voorbereiden van een krediet- en/of investeringsaanvraag bij de bank. Het blijkt dat wanneer een aanvraag goed en volledig is voorbereid en voldoet aan de eisen die een bank momenteel stelt, de kans groter is dat de aanvraag door de bank gehonoreerd wordt. Wij kunnen u bijstaan in uw specifieke situatie en vergeet dus niet dat u nooit alleen staat in eventuele moeilijke tijden…