Het papierloze kantoor
Een folderkast vol met toeristische informatie, allerlei logboeken, reserveringsbevestigingen, enquêteformulieren, informatieboekjes, werkbriefjes, roosters: in de recreatiebedrijven is nog een wereld te winnen voordat er gesproken kan worden van een papierloze bedrijfsvoering. Op dit gebied loopt onze sector hopeloos achter! Buiten het feit dat we veel kosten kunnen besparen op papier en porto, heeft papierloos werken ook een groot voordeel voor het milieu. Het grootste voordeel is echter dat een papierloos kantoor efficiënter functioneert: alles is gedigitaliseerd en met één muisklik op te vragen en iedereen zowel u als de medewerker maar zeker ook de gast heeft zijn informatie veel eerder.
Hoe mooi zou het zijn… Nooit meer enveloppen dichtlikken, nooit meer frankeren, nooit meer naar de printer lopen en niks meer opbergen in ordners die openvallen van ellende. Het lijkt nu nog een illusie maar de voorspelling is dat er rond 2016 geen enkel memobriefje of visitekaartje meer rondslingert op het bureau. En ja, dat geldt ook voor de bureaus in ónze branche.
We staan dus niet voor de keuze óf we overgaan naar digitale versies maar wannéér we deze overstap maken. We kunnen nu al digitaal enquêteformulieren per e-mail versturen en de antwoorden op dezelfde wijze terug ontvangen. Dit betekent dat de uitslagen ook onmiddellijk en gesorteerd opgevraagd kunnen worden. Zo kunt u als manager direct inspelen op punten die aandacht verdienen. Wanneer u met papieren invulformulieren werkt, is dit ondenkbaar. Waarschijnlijk is er pas tijd om de formulieren te verwerken wanneer de gasten al lang naar huis zijn en een lekkende kraan en ontbrekend handdoekje er niet meer toe doen.
Niet alleen voor de ondernemer heeft het papierloze kantoor voordelen. Ook medewerkers profiteren van een digitale werkomgeving. Scholieren en studenten vinden het best wel cool om bij een bedrijf te werken dat zijn tijd vooruit is. Zij hebben niets met papieren urenbriefjes en zijn gewend aan wereld waarin digitaal wordt gecommuniceerd. Daarbij is het gewoon prettig om alles overal op te kunnen vragen. Zo kan de horecamedewerker bijvoorbeeld het rooster checken wanneer hij of zij op zaterdagavond uit de kroeg komt gerold en kan meteen bekeken worden hoeveel loon hij of zij tegemoet kan zien na het einde van de maand. Dit kan belangrijk zijn als je de vakantie nog moet financieren!
Voordat het papierloze kantoor werkelijkheid is, moeten er nog bergen verzet worden. KERN maakt voor nu in ieder geval een leuke aanzet tot automatisering in de recreatiebranche!